○多野藤岡医療事務市町村組合文書事務取扱規程
平成16年3月25日
訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、多野藤岡医療事務市町村組合における文書取扱いの正確と迅速を期するため、文書の収受、作成、発送、保管等について定めることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程によって処理するものとする。ただし、緊急を要する場合は、この限りでない。
2 前項ただし書の場合は、事後速やかにこの規程に定める手続きをとらなければならない。
(文書の定義)
第3条 この規程に定める文書とは、多野藤岡医療事務市町村組合において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。
(文書の収受等)
第4条 文書の収受、発送及び集配並びに完結文書の保存は、公立藤岡総合病院は、総務課、介護老人保健施設しらさぎの里は、しらさぎ管理課(以下「文書管理担当課」という。)で行うものとする。ただし、次の各号に掲げる場合の集配は、この限りではない。
(1) 重要又は秘密を要する文書
(2) 緊急を要するため持ち回り又は即決を要する文書
(3) その他集配困難又は不適当なもの
(文書取扱責任者)
第5条 各部課(室)の文書事務を処理するため文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)をおく。
2 取扱責任者は、各所属長が指定した職員があたる。
3 取扱責任者は、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。
(1) 部課(室)の文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の保管及び保存文書の引継ぎに関すること。
(帳票の種類)
第6条 事務の取扱いに使用する帳票その他は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 文書収受発送簿(様式第1号)
(2) 特殊文書配布簿(様式第2号)
(3) 文書処理カード(様式第3号)
(4) 郵便差出簿(様式第4号)
(5) 起案用紙(様式第5号)
(文書収発番号)
第7条 文書収受発送簿に記載する文書には、記号及び番号をつけなければならない。
2 前項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、会計年度ごとの一連番号によりつけるものとする。
第2章 収受及び配布
(収受文書の処理)
第8条 到着文書は、すべて文書管理担当課で収受し、次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書は、親展の記載のあるもの及び個人あてのもの(明らかに私物とみられるもの)を除きすべて開封し、文書処理カードを添付し、文書収受発送簿にその収受番号、件名及び発信者名簿所要事項を記載する。ただし、保存を要しないと認められる文書は、記載を省略する。
(2) 親展文書は、閉封のまま特殊文書配布簿に記載する。
(3) 書留文書及び金券を添付した文書は、第1号の手続終了後、特殊文書配布簿に記載する。
2 前項第1号による文書収受発送簿は、文書管理担当課において整理、保存する。
(1) 収受された文書は、文書管理担当課においてその文書の主管を決定の上配布する。
(2) 2以上の部署に関連する文書は、最も関係の深いと認める部署に決定する。この場合において、文書取扱責任者が必要と認めたものは関係部署に配布する。
(3) 第6条第2号(特殊文書配布簿)によるものは、配布の際取扱責任者の受領印を受ける。
(収受文書の受付)
第10条 取扱責任者は、配布を受けた文書を直ちに査閲しなければならない。ただし、親展文書、書留文書及び個人あて文書は、あて名人に直接配布しなければならない。
(1) 処理前に管理者、常勤副管理者、病院長、部長等の供覧に付す必要のあるもの
(2) 重要な文書で上司の指揮により処理する必要のあるもの
(配布文書の事務処理)
第11条 取扱責任者は、配布を受けた文書で当該部課(室)の主管でないと思われるものは、速やかに文書管理担当課に返付しなければならない。
2 配布を受けた文書で、開封した結果機密に属せず一般文書の手統きを必要とするときは、あて名人は、その文書の欄外に認印し、封筒を添えて文書管理担当課に返付しなければならない。
(主管部課(室)で受領した文書)
第12条 部課(室)で直接文書を受領したときは、速やかに封筒を添えて文書管理担当課へ回付しなければならない。
第3章 起案及び合議
(起案)
第13条 事務処理の発議は起案用紙を用い、次の各号に留意して作成しなければならない。
(1) 件名、起案者及び起案年月日を明記すること。
(2) 重要事案については、立案の趣旨を前議として摘記すること。
(3) 立案の経過を知りやすくするため、必要に応じ、その参考資料又は法律等を添付すること。
(4) 文書は、当用漢字及び現代かなづかいにより、平易かつ正確に記載し、訂正の箇所は訂正者の認印をすること。
(5) 合議を要するものは、その合議欄に関係職名を記入すること。
(決裁)
第14条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。
(合議)
第15条 他部署に関連する事案は、その合議を経て決裁を受けなければならない。
2 合議の順序は、関連の深い部署から順次ほかの部署に及ぼすものとする。
3 前項の事案について関係部署の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、上司に各意見を述べ、決裁を受けるものとする。
4 起案文書の回議中、原案を加除訂正したときは、これに認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外などにその理由を記入しなければならない。
(決裁年月日)
第16条 起案文書で決裁の終わったものは、文書管理担当課において決裁年月日を記入しなければならない。ただし、部長、課長、室長等の専決にかかわる起案で他部署に合議を要しない文書については、起案者が記入するものとする。
第4章 浄書
(浄書の方法)
第17条 発送を要する文書等の浄書については、担当部課(室)において行うものとする。
第5章 発送
(発信者名)
第18条 文書の発信者名は、管理者及び病院長名を用いる。ただし、内容が軽易であり、かつ、文書管理担当課長が特殊と認めたものは、当該部、課、室長等の名でよい。
(発信文書の公印)
第19条 発送文書は、多野藤岡医療事務市町村組合公印規程(昭和42年多野藤岡医療事務市町村組合規則第1号)の定めるところにより押印しなければならない。ただし、軽易又は定例的なもの等、文書の性質上不要と認めるものはこれを省略することができる。
(発送手続)
第20条 文書を発送する場合は、次の各号に掲げる手続を経て文書管理担当課に回付しなければならない。
第21条 回付された発送文書は、文書管理担当課において次の各号に掲げる取扱いを経て発送しなければならない。
(1) 書留、速達等特殊な事務扱いを要する文書は、封筒に「書留」、「速達」その他所定の表示をし、それぞれの郵便区分により封印する。
(2) 前号以外の文書は、数量を確認の上所定の手続により処理する。
(3) 前2号により発送取扱いを終えたときは、郵便差出簿に記載の上発送する。
第6章 保存及び廃棄
(完結文書)
第22条 完結文書とは、事案の完結した文書をいう。
(完結文書の編集)
第23条 完結文書は、完結の順序により次の各号に従って編集しなければならない。
(1) 普通文書にあっては、会計年度別に、例規文書にあっては、歴年別に編集する。ただし、数年にわたる事案に関する文書は、事案完結の年に編集する。
(2) 文書の区分は保存年限基準の分類ごとの保存年限別とする。
(3) 類目の多数にわたる文書は、関係の最も多い類目に編入する。
(4) 簿冊の厚さは、約8センチメートルを標準とし、これを超える場合は分冊する。
(5) 文書に附属する図面等で編集に不便なものは、別に編集し、この旨文書に記入する。
(保存年限)
第24条 文書の保存年限は、法令その他別に定める場合のほか永年、10年、5年、3年及び1年とし、別表第1の保存年限基準の定めるところによる。
(保存年限の始期)
第25条 保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
(保管)
第26条 文書は、完結した日の属する年度の翌年度から起算して1年間は主管部課(室)で保管するものとする。
2 前項の保管期間は、保存年数に算入する。
(保管文書の引継ぎ)
第27条 主管部課(室)における保管期問を経過した文書は、取扱責任者が文書管理担当課へ引き継がなければならない。
2 文書管理担当課は、前項の引継ぎを受けたときは、その簿冊の編集内容及び保存期間を審査しなければならない。
(廃棄)
第28条 保存文書で、保存年限を経過したものは、文書管理担当課において、課長の決裁を経て廃棄しなければならない。ただし、規定した保存年限であっても、法定保存年限を経過したものは、関係部課(室)に合議のうえ、廃棄することができる。
2 前項の規程により廃棄する場合は、焼却又は切断しなければならない。
附則
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成18年訓令第2号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成29年訓令第4号)
この訓令は、平成29年11月1日から施行する。
別表(第10条関係)
保存年限基準
1 永年保存文書
(1) 条例、規則その他例規の決裁済文書
(2) 基本的な事業計画その他計画に関する重要な文書
(3) 組合議会への提出議案及び報告等で重要な文書並び議会の議決書
(4) 職員の身分、進退、賞罰等人事に関する重要な文書
(5) 資産台帳等で重要な文書
(6) 予算及び決算に関する重要な文書
(7) 借入金に関する重要な文書
(8) 調査、統計、報告、届出、証明等に関する重要な文書
(9) その他永年保存の必要があると認められる文書
2 10年保存文書
(1) 組合議会に関する文書
(2) 基本的な事業計画その他計画に関する文書
(3) 儀式、表彰及び渉外に関する文書
(4) 職員の身分、進退、賞罰等人事に関する文書
(5) 職員の給与に関する文書
(6) 調査、統計、報告、届出、証明等に関する文書
(7) 予算及び決算に関する文書
(8) その他10年保存の必要があると認められる文書
3 5年保存文書
(1) 職員の勤務に関する命令書
(2) 職員の諸願届に関する重要な文書
(3) 文書の収受、発送等に関する文書
(4) 官報及び県法
(5) その他5年保存の必要があると認められる文書
4 3年保存文書
(1) 定例的業務報告に関する文書
(2) 職員の諸願届に関する文書
(3) その他3年保存の必要があると認められる文書
5 1年保存文書
(1) 日誌、調査、報告、通知等で軽易な文書
(2) その他1年保存の必要があると認められる文書
